PENGAWASAN (CONTROLING)

Devinisi pengawasan:
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
(d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.



Fungsi Pengawasan:
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum
yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l
laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.


BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat
menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
METODE-METODE PENGAWASAN
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif

a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk
mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering
digunakan adalah:

1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk
mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis, Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yg
dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih
cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini
dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis
dan dipecahkan bersama.
6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yg
signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip
pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua
kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin

b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:

1) Anggaran
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base
budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2) Audit
- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar
mengenai kegiatan mereka.